国際研究集会開催支援の募集要項 | NICT-情報通信研究機構

1.趣旨

国立研究開発法人情報通信研究機構（以下「ＮＩＣＴ」という。）は、国際交流プログラムを実施し、国際研究集会開催支援と海外研究者招へいを行っています。本募集は、そのうちの国際研究集会開催支援に関するものです。

国際交流プログラムは、情報通信分野注の研究開発に関し、我が国及び世界の研究者の国際交流を促進することにより、最新の技術及び研究情報の共有、技術水準の向上並びに人材育成に寄与するとともに、研究開発の推進及び国際協力に貢献することを目的としています。

注：ここで情報通信分野とは、通信、情報処理、電子などの狭い意味での情報通信だけでなく、電磁波計測による気象・地球環境観測や宇宙探査、人間の脳機構の解析、未来のＩＣＴを支える先端的デバイスの開発、生体システムの研究などを広く含む広義の情報通信分野を指します。

2.概要

この事業は、情報通信分野の研究開発を行う海外の研究者を招へいして情報通信分野に関する国際的かつ学術的な研究集会を国内において開催することを支援するもので、NICTが国際研究集会を開催する大学等の研究機関又は開催責任者の所属する研究機関へ国際研究集会の開催に関する業務の一部を委託する方法により実施します。

　国際研究集会開催支援に関する案件の選定は、NICTに設置する外部有識者による国際交流プログラム審査委員会が評価し、この結果を踏まえNICTが採否を決定します。

3.応募要領

(1)応募資格

　応募者は、国際研究集会を開催する機関又は開催責任者（企画・運営にかかわる委員長、副委員長等）の所属する研究機関であって、大学（高等専門学校、大学共同利用機関法人等を含む。）、学会、民間企業、その他公益法人等の法人であることが必要です。

　また、法人の部局又は内部組織であって契約権限を委譲されている組織が応募者となることも可能です。

(2)集会開催の対象期間

　令和６年４月１日(月)～令和８年３月３１日(火)

（年度ごとに委託費を確定するため３月の開催についてはご相談ください）

(3)採択予定件数

　令和６年度開催の国際研究集会：10件程度

　令和７年度開催の国際研究集会：数件程度

(4)応募書類

　応募者は、様式に従って国際研究集会提案書を作成し、募集期間中に提出してください。提案書には、様式1～6がありますが、応募者が大学の場合は、様式6を提出する必要はありません。

　　様式1～5（又は様式1～6）の電子ファイル（Microsoft Word形式　バージョン不問、押印不要^注）を9項の応募書類の送付先・連絡先へ、”電子メール”により提出してください。

　なお、書類提出の後、受領の確認通知がない場合は、応募書類の送付先・連絡先へ必ずお問い合わせください。

　注：公印は省略しますが、応募機関の必要な手続きを済ませてからご応募ください。

(5)募集期間

　令和５年５月１８日(木)から令和５年８月１７日(木)午後５時（必着）

　締め切りまでに提出されなかった提案書類は、理由の如何を問わず無効となります。
この日を必着としますので、十分な余裕をもって提出してください。

(6)その他の注意事項

•応募書類に不備があるものは、評価・審査対象とはなりません。

4.委託費及びその支払

(1)委託費の対象となる費目及び委託費の額

　委託の対象は、海外からの研究発表者等の旅費、会議費、人件費・謝金、通信運搬費、印刷・製本費、消耗品費及び支払報酬となります（別表参照）。

別表参照[PDF形式 276KB]

委託費は、国際研究集会の開催に必要な経費のうち、参加費や他の助成金等を含む自己収入で賄うことが困難な額であって、直接経費の総額は250万円（消費税等を含む。）を上限とし、一般管理費は直接経費に対する額の10%を上限とします。

(2)委託費の支払

　NICTは、国際研究集会実施報告書を審査し、国際研究集会終了の認定を行い、同時に委託費を確定し、所定の手続により委託費を支払います。

　令和７年度に開催される国際研究集会において、令和６年度に委託費を執行する場合は、令和６年度の委託費を確定するため、NICTが指定する日までに委託費目に関する証憑類を提出してください。なお、令和６年度の委託費を令和７年度へ繰り越すことはできません。

　なお、委託費の確定前であっても、NICTが必要であると判断した場合は、概算払を行います。概算払の額は、原則として、委託費総額の90%を超えることはできません。

5.開催責任者等の義務

開催機関又は開催責任者の所属機関は、ＮＩＣＴと業務委託契約を締結し、法令順守の下、国際研究集会を開催し、機関の事務局において資金を管理し、経理を執行してください。
国際研究集会の開催に当たっては、ＮＩＣＴの支援事業である旨をポスター等の印刷物に記載してください。
開催責任者は、国際研究集会終了後２ヶ月以内又は委託期間の終了日のいずれか早い日までに、別に定める様式によって国際研究集会実施報告書を提出してください。また、国際研究集会実施報告書においては、案内状、ポスター、プログラム、アブストラクト、プロシーディング等の国際研究集会に係る全ての電子文書（印刷物も可）を添付してください。
国際研究集会開催案内、開催報告等は、国内学会誌、国際学会誌などにより、国内外に積極的に公表するようにしてください。
開催責任者は、国際研究集会の準備期間中に、ＮＩＣＴが要求した場合には、国際研究集会の準備状況を別に定める様式によりＮＩＣＴに報告してください。
国際研究集会が適正に開催されたことを確認するために、国際研究集会の収入および支出に関して会計監査を行い、その結果を報告してください。

6.選定及び選定結果の通知

(1)評価
　提案に対しては、ＮＩＣＴが設置する外部有識者から構成される審査委員会において以下の評価基準によって評価を行います。

我が国及び世界における情報通信分野の研究開発の進展に資するものであること。
主題が明確であり、新しい技術又は概念の展開及び研究方法などの点で、学術的価値があること。
我が国で開催する意義が明らかであること。
若手研究者の参加に十分配慮したものであること。
外国人発表者の割合が、原則として、概ね15％程度以上であること。
国際研究集会を開催するための組織的な運営・事務体制が確保できること。

(2)選定
　審査委員会で評価し、その結果を踏まえＮＩＣＴが採択案件を決定します。ＮＩＣＴは、選定に際し採択のための条件を付することがあります。また、ＮＩＣＴは、国際研究集会提案書の委託契約に係る事項に、必要に応じ修正を加え又は条件を付して、委託契約に係る事項の内容を決定します。

(3)選定結果の通知等
　選定結果は、令和６年１月下旬までにＮＩＣＴから応募機関に文書で通知します。
　また、ＮＩＣＴのホームページに選定結果を公表します。

(4)提案の取下げ
　国際研究集会の開催機関又は開催責任者の所属する機関は、ＮＩＣＴが、国際研究集会の選定に際して付した採択の条件又は委託契約に係る事項の内容の決定に不服がある場合又はその他の事情により委託を受けることが困難になった場合には、提案の取下げができます。

7.終了審査

　国際研究集会が終了した後、国際交流プログラム審査委員会により終了審査を受けます。
　終了審査においてコメントがあった場合は、開催機関又は開催責任者の所属する機関へ通知します。

8.その他

(1)不正行為への対応
　応募内容の虚偽等、不当・不正な行為・手段が判明した場合、採択決定後であっても採択決定を無効とし、事実の公表等を行う場合があります。
(2)個人情報の取扱い等
　応募書類に含まれる個人情報については、「独立行政法人等の保有する個人情報の保護に関する法律」及びＮＩＣＴの「個人情報管理規定」に基づき厳重に管理し、本プログラムの業務遂行のために利用（データの電算処理及び管理を外部の民間企業等に委託して行わせるための個人情報の提供を含む）します。
採択された場合には、開催機関又は開催責任者の氏名・所属機関、国際研究集会の名称、開催予定年月日（又は予定期間）、開催予定地及び開催予定会場を公表します。
　また、以下の目的で個人情報を使用する場合があります。予めご了承ください。

a. 本制度の充実のために調査のご協力をお願いする場合

b. 本制度の公募情報をご案内する場合　